TRỢ LÝ

Mục tiêu:
Hỗ trợ Ban Lãnh Đạo hoặc bộ phận chuyên môn trong việc tổ chức, điều phối công việc hàng ngày; đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch; hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ, báo cáo theo đúng tiến độ và chuẩn mực.

Nhiệm vụ chính:

• Tiếp nhận và xử lý các công việc phát sinh từ Ban Lãnh Đạo: thư từ, hồ sơ, biên bản họp, văn bản hành chính.
• Đặt lịch họp, sắp xếp lịch làm việc và công tác; đón tiếp khách và tổ chức giao lưu nội bộ/ngoại bộ khi cần.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu: tổng hợp báo cáo, biên bản, thuyết trình, phân tích dữ liệu đơn giản; kiểm soát tính chính xác, đầy đủ của văn bản trước khi trình ký hoặc lưu trữ.
• Kiểm soát thông tin, tài liệu nội bộ, lập và lưu trữ hồ sơ theo quy định; bảo mật thông tin liên quan đến Ban Lãnh Đạo và các dự án.
• Hỗ trợ phối hợp giữa các phòng ban: truyền đạt quyết định, theo dõi tiến độ và xử lý công việc theo phân công.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.

Trình độ & Kiến thức:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Ngoại thương, Tài chính hoặc các ngành tương đương.
• Hiểu biết về văn phòng phẩm, quy trình hành chính văn phòng, kỹ năng lưu trữ hồ sơ.
• Ưu tiên ứng viên có kiến thức hoặc kinh nghiệm làm việc trong ngành bất động sản, đầu tư hoặc tại các tập đoàn lớn.

Kinh nghiệm:

• Có tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí trợ lý, thư ký hoặc tương đương trong môi trường văn phòng chuyên nghiệp; ưu tiên có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia.
• Có kinh nghiệm hỗ trợ Ban Lãnh Đạo hoặc tham gia quản lý lịch làm việc, tổ chức sự kiện nhỏ là một lợi thế.

Kỹ năng:

• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc tốt, ưu tiên người chủ động, linh hoạt trong xử lý tình huống.
• Kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo; thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm tốt, chịu được áp lực và quản lý nhiều công việc cùng lúc.
• Kỹ năng tiếng Anh giao tiếp cơ bản (nói/viết) là lợi thế.

Phẩm chất cá nhân:

• Trung thực, cẩn trọng với chi tiết, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin.
• Tinh thần trách nhiệm cao, thái độ hỗ trợ, chuyên nghiệp và thân thiện với các phòng ban.
• Linh hoạt, sáng tạo trong cách xử lý công việc, tư duy cầu tiến.